Что скрывается за аббревиатурой ЭПД: 4 документа и 140-ФЗ

Меньше трёх недель до 1 сентября 2026 года. С этой даты бумажная транспортная накладная, к которой я и вы привыкли за десятилетия, перестаёт быть законным способом оформления перевозки. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ делает электронную форму единственно допустимой для целей учёта и контроля в коммерческих грузоперевозках - именно он поставил жёсткий срок и назвал те виды документов, которые с 1 сентября оформляются только в электронном виде.

Сама бумага при этом не становится «недействительной» - как первичный документ она по-прежнему подтверждает факт хозяйственной жизни в смысле статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Но 140-ФЗ - это специальный закон, который устанавливает обязательный порядок обмена документами в перевозках. Оформили бумагу вместо ЭТрН после 01.09.2026 - нарушен порядок документооборота, а не «сила» документа. Практический результат для бухгалтерии один и тот же: у налоговой появляется законное основание снять расход и вычет НДС. Но понимать причину важно, чтобы правильно отвечать инспектору.

В этой статье я разберу, что стоит за общей аббревиатурой ЭПД - электронные перевозочные документы, какие ровно четыре документа с 1 сентября 2026 года становятся обязательными в электронном виде, и почему это в первую очередь тема бухгалтера, а не логиста.

⚠️ Закон уже принят и вступает в силу 01.09.2026. Отсрочки не будет.

Основа - Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс изменения в закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и в Устав автомобильного транспорта (закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ). С 1 сентября 2026 года часть перевозочных и транспортно-экспедиционных документов оформляется только в электронной форме и передаётся в государственную информационную систему электронных перевозочных документов - ГИС ЭПД. Оператор ГИС ЭПД - Минтранс России. Обмен идёт через операторов информационной системы ЭПД, включённых в реестр Минтранса.

Что именно должно быть электронным с 01.09.2026 (перечень закреплён 140-ФЗ и подтверждён ФНС и Минтрансом):

1. Транспортная накладная - в электронной форме ЭТрН (электронная транспортная накладная).
2. Заказ и заявка на перевозку груза - в электронной форме ЭЗЗ (электронный заказ, он же электронная заявка).
3. Экспедиторские документы - поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. В электронном виде это группа ЭЭД (электронные экспедиторские документы).
4. Транспортная железнодорожная накладная и грузовая накладная при авиаперевозках - для тех, кто возит железной дорогой и самолётом.

Отдельно - электронный путевой лист (ЭПЛ). С 01.09.2026 ЭПЛ обязателен не для всех, а в трёх случаях: перевозка алкогольной и спиртосодержащей продукции, перевозка опасных грузов, перевозка пассажиров (автобусы, такси, маршрутки). Для обычной перевозки товара торговой компании ЭПЛ остаётся добровольным.

Есть ещё документы, которые формируются в электронном виде добровольно и в закон об обязательности не попали: электронный договор фрахтования (ЭДФ), электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ), электронный заказ-наряд (ЭЗН). Их можно оформлять в ГИС ЭПД, но и в бумаге они пока допустимы.

Переходный период. С 01.09.2026 по 01.03.2027 инспекторы за предъявление бумажного документа вместо электронного ограничиваются устным предупреждением, штрафов нет. Но это не отсрочка закона, а мораторий на штрафы: сам бумажный документ уже не является первичным для налогового и бухгалтерского учёта. Об этом отдельно ниже.

ЭПД - это XML-файл, который создаётся у одного участника перевозки, подписывается его электронной подписью, отправляется через оператора ЭПД, попадает в ГИС ЭПД и оттуда становится доступен другим участникам и контролирующим органам (ФНС, ГИБДД, Ространснадзор).

Каждый вид ЭПД состоит из титулов - отдельных частей XML-файла, которые заполняют разные участники цепочки. У ЭТрН - 9 титулов: грузоотправитель заполняет титул 1 (создание накладной), перевозчик - титулы 2 и 4 (приём и выдача груза), грузополучатель - титул 3 (приём получателем). Титулы 5-9 - опциональные: стоимость перевозки, замена водителя, переадресация. У ЭЗЗ титулов всего два: грузоотправитель создаёт заявку, перевозчик её подтверждает.

Цифра 9 звучит устрашающе, но пугаться не стоит: большинство титулов заполняются автоматически системой оператора ЭПД или остаются пустыми при стандартной перевозке. Бухгалтер торговой компании обычно работает только с первым титулом (отгрузка) и проверяет третий (приём получателем) - остальные заполняют перевозчик и водитель.

Юридически электронный документ равен бумажному. ЭТрН - это транспортная накладная, ЭПЛ - это путевой лист. Дублирующих бумажных экземпляров печатать не нужно.

Под обязательное применение ЭПД с 01.09.2026 попадают не только транспортные компании. Закон охватывает всех участников коммерческих грузоперевозок: грузоотправителя (чаще всего это оптовая или розничная торговая компания), перевозчика (транспортная компания или ИП), грузополучателя (магазин, склад покупателя) и экспедитора (посредник по договору транспортной экспедиции).

Торговая компания, которая заказывает перевозку у стороннего перевозчика, - это грузоотправитель. Она создаёт титул 1 ЭТрН и титул 1 ЭЗЗ, подписывает УКЭП и отправляет через оператора ЭПД. Схема «пусть перевозчик сам оформит бумажку» после 01.09 не работает.

ООО «Омега» - оптовая компания, поставляет строительные материалы из Санкт-Петербурга в Калининград. За месяц - около 40 отгрузок сторонним перевозчикам, все со ставкой НДС 22%. Средняя стоимость перевозки одной отгрузки - 45 000 ₽, из них НДС 22% - 8 115 ₽.
С 01.09.2026 «Омега» как грузоотправитель обязана на каждую отгрузку:

1. Оформить ЭЗЗ - электронный заказ-заявку - на конкретную перевозку с конкретным перевозчиком.
2. Оформить ЭТрН - электронную транспортную накладную - в момент передачи груза перевозчику.

Обе бумажки, к которым бухгалтерия «Омеги» привыкла (договор-заявка на бумаге и три экземпляра транспортной накладной), с 01.09 уже не работают как первичный документ. Если бухгалтер оприходует расход на перевозку по бумажной накладной, датированной 05.09.2026, - у ФНС появится законное основание снять расход по налогу на прибыль (45 000 ₽ по одной отгрузке) и вычет НДС (8 115 ₽). За месяц - 40 отгрузок, потенциальные потери «Омеги» - до 324 600 ₽ по НДС и до 1 800 000 ₽ по расходу, если налоговая пойдёт по максимуму.

Именно поэтому это тема бухгалтера, а не логиста. Логист организует перевозку и радуется, что машина уехала. Бухгалтер закрывает месяц - и видит, что первичного документа в понимании закона у него нет.

Мы небольшая торговая компания, возим товар на своей «Газели». Нам тоже ЭТрН оформлять?
Нет. ЭТрН оформляется, когда перевозку выполняет сторонняя организация или ИП. Если вы везёте товар собственным транспортом и не по договору перевозки - ЭТрН не нужна.

У нас перевозчик - ИП без своей бухгалтерии. Он вообще способен работать через оператора ЭПД?
По закону - обязан. С 01.09.2026 бумажная накладная перестаёт быть основанием для оплаты его услуг у вашей стороны. Правильный ход - до 01.09 договориться с перевозчиком, у какого оператора ЭПД он подключается, и проверить, есть ли у ваших операторов роуминг.

А если после 01.09 инспектор ГИБДД остановит машину и водитель покажет бумажную накладную?
До 01.03.2027 - устное предупреждение, штрафа нет. Но для налогового учёта у вас это уже не документ. Штрафа за само отсутствие ЭТрН нет, а вот доначисление НДС и налога на прибыль вполне реально.

Электронный путевой лист - тоже с 01.09.2026 обязательный?
Только для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции, опасных грузов и пассажиров. Для обычной перевозки товаров ЭПЛ пока добровольный.

Что такое ГИС ЭПД - куда именно уходят наши документы?
Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Оператор системы - Минтранс России. Все ЭПД от всех операторов ЭДО стекаются туда. У ФНС и ГИБДД есть доступ. Технически ваша компания в ГИС ЭПД напрямую не заходит - работает через выбранного оператора ЭПД.

До 01.09.2026 нужно закрыть пять пунктов:

1. Выбрать оператора ЭПД из реестра Минтранса. Реестр опубликован на сайте Минтранса.
2. Заключить договор с оператором, получить доступ и настроить рабочее место.
3. Выпустить или проверить действующую УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) на руководителя или уполномоченное лицо; для сотрудников, которые будут подписывать ЭПД от имени компании, оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
4. Провести инвентаризацию контрагентов-перевозчиков: узнать, у какого оператора подключается каждый; выяснить, есть ли роуминг между вашими операторами. Роуминг - механизм, по которому документ, отправленный через одного оператора, доходит до контрагента у другого оператора. Проверить роуминг нужно заранее, а не в день перехода: межоператорское подключение занимает несколько рабочих дней, у каждого оператора свой срок.
5. Обучить бухгалтера и логиста работе в системе. Большинство операторов предоставляет демо-режим - можно потренироваться на тестовых документах до 01.09 без риска.