Что скрывается за аббревиатурой ЭПД: виды документов и 140-ФЗ

С 1 сентября 2026 года действует обязательный электронный формат для ряда перевозочных и транспортно-экспедиционных документов. Основа изменений - Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. При этом бумажное оформление сохраняется в случаях, которые установил Минтранс. Поэтому бухгалтеру важно определить не только вид документа, но и то, подпадает ли конкретная перевозка под исключение.

Сама бумага при этом не становится «недействительной» автоматически. Но 140-ФЗ - специальный закон, который устанавливает обязательный порядок оформления документов в перевозках. Оформили бумагу вместо ЭТрН без законного основания - нарушен порядок документооборота. Для бухгалтерии это документальный риск, который лучше не допускать. Понимать причину важно, чтобы правильно отвечать инспектору и юристу.

В этой статье я разберу, что стоит за общей аббревиатурой ЭПД - электронные перевозочные документы, какие перевозочные и экспедиторские документы оформляются только в электронном виде, и почему это в первую очередь тема бухгалтера торговой компании, а не логиста.

⚠️ Закон действует с 01.09.2026. Дополнительной отсрочки нет, но до 01.03.2027 действует нештрафуемый период.

Основа - Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он внес изменения в закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и в Устав автомобильного транспорта (закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ). С 1 сентября 2026 года часть перевозочных и транспортно-экспедиционных документов оформляется только в электронной форме через государственную информационную систему электронных перевозочных документов - ГИС ЭПД. Оператор ГИС ЭПД - Минтранс России. Обмен идет через операторов информационных систем ЭПД, включенных в реестр.

Что должно быть электронным с 01.09.2026 (перечень Минтранса):

1. Транспортная накладная при автомобильной перевозке - в форме ЭТрН (электронная транспортная накладная).
2. Заказ или заявка на перевозку груза автомобильным транспортом - в электронном формате ЭЗЗ. Заказ и заявка - разные документы: заявку применяют при наличии договора об организации перевозок, заказ - без него.
3. Экспедиторские документы - поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. В электронном виде это ЭЭД (электронные экспедиторские документы).
4. Транспортная железнодорожная накладная и грузовая накладная при воздушной перевозке - для тех, кто возит железной дорогой и самолетом.

Бумага допускается только в случаях из приказов Минтранса. Для автомобильной транспортной накладной, заказа и заявки это приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262. С 19.09.2026 он действует в редакции приказа от 02.09.2026 № 391 - перечень включает 12 случаев. Среди них: грузоотправитель и грузополучатель - одно лицо, перевозка для личных нужд физического лица, отсутствие интернета, сбой, зафиксированный ГосСОПКА. Перечень закрытый: если случая в нем нет, нужен электронный документ.

Отдельно - электронный путевой лист (ЭПЛ). Общей обязанности перейти на электронные путевые листы с 1 сентября 2026 года нет: Минтранс разъясняет, что путевой лист может оформляться на бумаге или в электронном виде. Специальные требования действуют для перевозки отдельной маркируемой продукции (пиво, сидр, медовуха и другие позиции из постановления Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944) - их нужно проверять отдельно.

Есть документы, которые в перечень обязательных не входят: электронный договор фрахтования (ЭДФ), электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ), электронный заказ-наряд (ЭЗН). Их можно оформлять в ГИС ЭПД добровольно.

Нештрафуемый период. Минтранс сообщил, что до 1 марта 2027 года участников, оформивших документы на бумаге вместо электронного формата, не будут штрафовать. Это не отменяет требования закона и не дает дополнительной отсрочки перехода на ЭПД. Бумажные исключения по приказу № 262 - отдельная тема, мораторий их не заменяет.

ЭПД формируется как набор связанных электронных файлов обмена. Такие файлы называют титулами: каждый содержит сведения и подпись соответствующего участника. Документы передаются через оператора ЭПД в ГИС ЭПД, а оттуда доступны другим участникам и контролирующим органам - ФНС, Ространснадзору, ГИБДД, ФТС.

Основной обмен по ЭТрН включает четыре титула: сведения грузоотправителя, перевозчика о приеме груза, грузополучателя о получении и перевозчика о выдаче груза. Дополнительные титулы формируют при согласовании стоимости перевозки, переадресовке, замене водителя или транспортного средства. У ЭЗЗ два титула: грузоотправитель формирует заказ или заявку, перевозчик принимает ее к исполнению.

При стандартной перевозке не все дополнительные титулы нужны. Система может подставлять часть реквизитов, но участники проверяют сведения и подписывают документы в пределах своих полномочий.

Распределение работы зависит от процессов компании. Бухгалтеру важно проверить не только сведения об отгрузке и получении груза, но и документы, подтверждающие стоимость перевозки и расчеты с перевозчиком.

Юридически электронный документ заменяет бумажный. ЭТрН - это транспортная накладная. Дублирующих бумажных экземпляров печатать не нужно.

Под обязательное применение ЭПД попадают не только транспортные компании. Требования касаются всех участников перевозки: грузоотправителя (чаще всего это оптовая или розничная торговая компания), перевозчика (транспортная компания или ИП), грузополучателя (магазин, склад покупателя) и экспедитора (посредник по договору транспортной экспедиции).

Торговая компания, которая заказывает перевозку у стороннего перевозчика, - это грузоотправитель. Она формирует свой титул ЭТрН, подписывает его электронной подписью и отправляет через оператора ЭПД. Схема «пусть перевозчик сам оформит бумажку» после 01.09.2026 не работает.

ООО «Омега» - оптовая компания, поставляет строительные материалы из Санкт-Петербурга в Калининград. За месяц - около 40 отгрузок сторонним перевозчикам. Средняя стоимость одной перевозки - 45 000 руб. с НДС 22%. В этой сумме НДС составляет 8 114,75 руб., стоимость услуги без НДС - 36 885,25 руб.

С 01.09.2026 «Омега» как грузоотправитель:

1. Определяет, как заключаются договоры перевозки с ее перевозчиками. Если перевозчик принимает к исполнению заказ или заявку «Омеги», такой документ оформляется в электронной форме - ЭЗЗ, кроме случаев из приказа № 262.
2. Оформляет ЭТрН - электронную транспортную накладную - на каждую перевозку сторонним перевозчиком.

За 40 перевозок общая стоимость составляет 1 800 000 руб., в том числе НДС - 324 590,16 руб., стоимость без НДС - 1 475 409,84 руб. Эти суммы показывают объем операций, по которым нужно обеспечить корректные документы. Это не автоматические налоговые потери, а сумма, которую придется защищать, если документы оформлены с нарушением.

Именно поэтому это тема бухгалтера, а не логиста. Логист организует перевозку и радуется, что машина уехала. Бухгалтер закрывает месяц - и должен убедиться, что каждая перевозка подтверждена документом в той форме, которую требует закон.

Мы небольшая торговая компания, возим товар на своей «Газели». Нам тоже ЭТрН оформлять?

Нет. Если вы везете свой груз собственным транспортом, договор перевозки не заключается - транспортная накладная не нужна. Если для такой перевозки привлекается сторонний перевозчик по договору перевозки, ЭТрН нужна в общем порядке.

У нас перевозчик - ИП без своей бухгалтерии. Он вообще способен работать через оператора ЭПД?

Обязанность оформлять ЭПД не зависит от размера перевозчика. Правильный ход - заранее договориться с перевозчиком, через какого оператора ЭПД он работает, и проверить, есть ли роуминг между вашими операторами.

А если инспектор ГИБДД остановит машину и водитель покажет бумажную накладную?

До 01.03.2027 действует нештрафуемый период: штрафовать за бумажный документ вместо электронного не будут. Но это не отмена обязанности. Для бухгалтерии бумага без основания из приказа № 262 остается документальным риском.

Электронный путевой лист тоже обязательно оформлять с 01.09.2026?

Общего требования нет. Минтранс разъясняет, что путевой лист может оформляться на бумаге или в электронном виде. Специальные требования для перевозки отдельной маркируемой алкогольной и спиртосодержащей продукции проверяются отдельно. Если путевой лист оформлен в электронном виде, он направляется в ГИС ЭПД.

Что такое ГИС ЭПД - куда именно уходят наши документы?

Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Оператор системы - Минтранс России. Все ЭПД от операторов ИС ЭПД поступают туда, а контролирующие органы получают сведения напрямую из системы. Ваша компания в ГИС ЭПД напрямую не заходит - работает через выбранного оператора ЭПД.

Если обмен еще не налажен полностью, в торговой компании нужно закрыть пять пунктов:

1. Выбрать оператора ЭПД из реестра операторов ИС ЭПД.
2. Заключить договор с оператором, получить доступ и настроить рабочее место.
3. Проверить действующую УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) руководителя или уполномоченного лица. Для сотрудников, которые подписывают ЭПД от имени компании, оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
4. Провести инвентаризацию контрагентов-перевозчиков: узнать, через какого оператора работает каждый, и проверить роуминг. Роуминг - механизм, по которому документ, отправленный через одного оператора, доходит до контрагента у другого оператора. Срок подключения зависит от операторов, поэтому проверять его нужно заранее.
5. Сверить свои бумажные случаи с перечнем приказа № 262 в редакции от 02.09.2026. Нештрафуемый период до 01.03.2027 - время, чтобы наладить электронный обмен, а не повод его откладывать.