Товар утрачен на складе маркетплейса - какие документы нужны для списания и учета потерь

Когда товар утрачен или поврежден на складе маркетплейса, одного сообщения от площадки недостаточно. Чтобы списать товар, учесть убытки и при необходимости предъявить требование о компенсации, нужно подтвердить факт чрезвычайной ситуации, связь с ней утраты товара, количество и стоимость потерь.

Разберем, какие документы собрать, как провести инвентаризацию, что оформить внутри организации и какие налоговые последствия возникают при утрате товаров из-за пожара, атаки БПЛА или другого чрезвычайного события.

Документы должны подтверждать непрерывную цепочку событий:

• товар был передан на склад маркетплейса
• на складе произошло чрезвычайное событие
• товар утрачен или поврежден вследствие этого события
• определено количество утраченного товара
• определена стоимость потерь
• есть основания для компенсации либо получен отказ в ее выплате

Такой порядок важен для продавцов любых маркетплейсов. Независимо от площадки нужно иметь доказательства того, что товар находился на складе, был утрачен из-за конкретного события, а сумма списания подтверждена документально.

Документы от маркетплейса
В первую очередь сохраните документы и сведения, которые формирует маркетплейс:

• акт или иной документ об уничтожении либо повреждении товара
• документ о проверке остатков, акт инвентаризации либо отчет по остаткам
• уведомление о чрезвычайном событии на складе
• отчет о пострадавших товарах
• сведения о количестве утраченных единиц товара
• расчет компенсации, если маркетплейс его представил
• письменное решение о компенсации либо мотивированный отказ в возмещении убытков

Если в личном кабинете доступен отчет о пострадавших товарах, сохраните его в доступном формате. Когда выгрузить отчет нельзя, сделайте скриншоты с датой и временем.
Это не заменяет официальные документы, но поможет сохранить сведения, которые отображались в личном кабинете на конкретную дату.

Документы о чрезвычайном событии
Для подтверждения причины утраты товара могут понадобиться документы государственных органов:

• справка Государственной противопожарной службы МЧС России
• акт о пожаре с указанием причины возгорания
• документы правоохранительных органов, если по факту события проводится проверка или возбуждено уголовное дело
• иные документы, подтверждающие чрезвычайную ситуацию на складе

Для целей налога на прибыль Минфин ранее указывал, что материальные потери от пожара могут подтверждаться справкой Государственной противопожарной службы, документами об инвентаризации и документами, фиксирующими размер ущерба. Это следует из письма Минфина России от 24.09.2007 № 03-03-06/1/691.

Документы продавца о товаре
Документы маркетплейса подтверждают факт утраты на складе. Но продавцу также нужны собственные документы, подтверждающие, что товар принадлежал ему и по какой стоимости он учитывался.
Соберите:

• договоры с поставщиками
• УПД, товарные накладные, счета-фактуры
• документы о приемке товара
• платежные документы по оплате товара
• документы на импортный товар, если он ввозился из-за рубежа
• документы о производстве товара, если вы являетесь изготовителем
• реестры товара, переданного на склад маркетплейса
• данные учета о стоимости товара

Если товар закупался несколькими партиями, сохраните документы по каждой из них. Это позволит подтвердить учетную стоимость списываемого товара.

При пожаре, аварии, стихийном бедствии или ином событии, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация, организация обязана провести инвентаризацию. Это предусмотрено подп. «е» п. 15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Инвентаризацию проводят непосредственно после окончания события, если ее возможно провести в этот срок.

При утрате товара на складе маркетплейса физического доступа к нему у продавца, как правило, нет. В такой ситуации инвентаризацию можно провести по документам: на основании собственного учета, реестров переданного товара, отчетов маркетплейса и документов о чрезвычайном событии.

По результатам инвентаризации нужно оформить:

• сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации
• сопоставление с данными бухгалтерского учета
• результаты инвентаризации
• решение руководителя об утверждении ее результатов
• акт о списании утраченного или поврежденного товара

Организация может использовать унифицированные формы или самостоятельно разработанные документы. Важно, чтобы первичные учетные документы содержали обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Требования к документам бухгалтерского учета также установлены ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

После завершения инвентаризации оформите внутренний акт о списании потерь. В документе целесообразно отразить:

• дату составления
• реквизиты продавца
• основание для списания
• описание чрезвычайного события
• место нахождения товара
• наименование и количество утраченного товара
• учетную стоимость списываемого товара
• документы, на основании которых установлена утрата
• сведения о компенсации или причине ее отсутствия

К акту приложите либо укажите в нем реквизиты документов маркетплейса, материалов МЧС, документов правоохранительных органов, результатов инвентаризации и документов о стоимости товара.

Внутренний акт не должен существовать сам по себе. Его задача - оформить уже подтвержденный факт хозяйственной жизни на основании документов о событии, товаре и результатах инвентаризации.

Для бухгалтерского учета имеет значение, вправе ли продавец требовать возмещение ущерба от маркетплейса, страховой компании или другого лица.
Согласно подп. «б» п. 12 ФСБУ 28/2023 стоимость утраченных активов относится:

• на лиц, от которых должно быть получено возмещение, если для этого есть основания и организация намерена предъявить требование
• на расходы, если основания для возмещения отсутствуют

Поэтому сохраните письменное решение маркетплейса о компенсации или мотивированный отказ.

Отсутствие компенсации не означает, что товар нельзя списать. Но позиция маркетплейса влияет на дальнейшее отражение требований и убытков в учете.

Потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций относятся к внереализационным расходам на основании подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Минфин России в письме от 01.09.2026 № 03-07-11/76470 подтвердил, что это правило применяется к убыткам от чрезвычайных ситуаций, включая атаки БПЛА. Ведомство указало: убытки от уничтожения товарно-материальных ценностей, а также затраты на ликвидацию последствий таких событий признаются во внереализационных расходах. Письмо Минфина России от 01.09.2026 № 03-07-11/76470

В письме указано, что такие убытки признаются в том отчетном или налоговом периоде, в котором произошел факт уничтожения товарно-материальных ценностей. Одновременно расход должен быть обоснован и подтвержден документами, как того требует ст. 252 НК РФ.

Сумма возмещения ущерба, признанная виновным лицом или страховой компанией, учитывается в составе внереализационных доходов. Это предусмотрено п. 3 ст. 250 НК РФ. Порядок признания зависит от применяемого метода учета и основания получения возмещения.

УСН «Доходы минус расходы»
С 2026 года перечень расходов при УСН расширен. Подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ позволяет учитывать отдельные расходы по правилам главы 25 НК РФ.

Поэтому потери от чрезвычайных ситуаций могут учитываться при УСН с объектом «Доходы минус расходы» по правилам подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ при наличии надлежащего документального подтверждения.

УСН «Доходы»
При объекте «Доходы» стоимость утраченного товара не уменьшает налоговую базу. Расходы при этом объекте налогообложения не учитываются.

Если продавец получает компенсацию от маркетплейса или страховой компании, порядок ее учета зависит от оснований выплаты и применяемого налогового режима. Этот вопрос лучше рассматривать отдельно вместе с документами о компенсации.

Утрата товара по причинам, не зависящим от воли продавца, не является реализацией и не образует объекта обложения НДС. Такой подход основан на п. 1 ст. 146 НК РФ и разъяснениях, приведенных в п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33.

Минфин России в письме от 01.09.2026 № 03-07-11/76470 разъяснил: если товар утрачен в результате чрезвычайной ситуации, включая атаку БПЛА, входной НДС, ранее правомерно принятый к вычету по этому товару, восстанавливать не нужно.

Этот вывод основан на том, что перечень оснований для восстановления НДС в п. 3 ст. 170 НК РФ является закрытым, а утрата товара в результате чрезвычайной ситуации в нем не названа.

Аналогичный подход ранее отражен в решении ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06 и решении ВАС РФ от 19.05.2011 № 3943/11.

Для продавцов Wildberries, чьи товары пострадали в результате атак БПЛА на объекты группы «РВБ», действует Постановление Правительства РФ от 25.08.2026 № 1074.

ООО «РВБ» формирует перечни пострадавших лиц и направляет их в ФНС и территориальные органы СФР. В перечнях указываются сведения о пострадавшем лице, его ИНН, расчетная сумма ущерба и период, в котором получен ущерб.

Продавец не подает заявление в налоговую инспекцию для получения отсрочки или рассрочки по этому постановлению. Налоговые органы не принимают отдельные решения о предоставлении таких мер.

Документы об утрате товара нужны продавцу для собственного учета, подтверждения списания, проверки расчета компенсации и оценки сведений, которые использует ООО «РВБ».

Подробный разбор условий поддержки опубликован в статье: Отсрочка налогов и проверок - разбор Постановления Правительства РФ № 1074 для пострадавших селлеров Wildberries.

Сформируйте отдельную папку и включите в нее:

• акт маркетплейса или другой документ об уничтожении или повреждении товара
• отчет маркетплейса по остаткам либо документ о проверке остатков
• уведомление о чрезвычайном событии на складе
• документы МЧС, правоохранительных органов или другие документы, подтверждающие событие, если они доступны
• договоры, УПД, накладные и иные документы о приобретении или производстве товара
• реестры товара, переданного маркетплейсу
• отчет о пострадавших товарах из личного кабинета
• скриншоты или видеозапись экрана, если сведения нельзя выгрузить
• решение маркетплейса о компенсации либо мотивированный отказ
• документы инвентаризации
• решение руководителя об утверждении результатов инвентаризации
• акт списания потерь
• расчет учетной стоимости товара, подлежащего списанию

Главная задача продавца - не просто собрать как можно больше документов, а подтвердить последовательность событий: товар передан на склад, на складе произошло чрезвычайное событие, товар утрачен, количество и стоимость подтверждены, а результаты оформлены инвентаризацией и актом списания. Это позволит корректно отразить потери в учете, обосновать налоговые последствия и защитить свою позицию в споре с маркетплейсом или проверяющими.